Zeit-, Prioritäten- & Lebensmanagement

Aktualisiert: 21. Nov.

Warum Zeitmanagement vor allem ein Selbst-, Prioritäten- und daher ein Lebensmanagement sein sollte und warum sich dafür ein „langsameres Leben“ lohnt, versucht dieser Blog-Artikel zu beantworten.


Zeitmanagement ist mehr Lebensqualität


Zeitmanagement, verstanden als eine Definition für "noch mehr Leistung" und "Produktivitätssteigerung", ist nicht das Zeitmanagement wie ich es gerne verstanden wissen möchte. Zeitmanagement ist vielmehr ein Lebensmanagement. Zeitmanagement heißt nicht nur die richtigen Dinge zu tun, sondern die wichtigen Dinge zu tun. Zeit zu finden für die wirklich wichtigen Dinge – das ist Zeitmanagement.


Mit den Worten von Ernst Ferstl, der sagte,

„die Zeit, die wir uns nehmen, ist die Zeit, die uns etwas gibt,“

möchte ich darauf aufmerksam machen, dass wir einen ganzheitlichen Umgang mit der Zeit finden sollen. Diese Aussage verdeutlicht auch, dass wir, wenn wir für etwas Zeit haben möchten, wir uns die Zeit dafür nehmen müssen. Das klingt natürlich viel einfacher als es ist.


Damit der Umgang mit der eigenen Zeit aber tatsächlich einfacher wird, habe ich euch aus Lothar Seiwerts Klassiker „Wenn du es eilig hast, gehe langsam. Wenn du es noch eiliger hast, mache einen Umweg“ einige Zeitmanagement Tools herausgesucht, mir das Eisenhower-Prinzip für euch näher angesehen, GTD als Zeitmanagementmethode ausgewählt – und habe euch auch etwas für eure „Ohren“ aus der Podcast-Folge Nummer 1 von „Aigen 13 – langsamer leben“ mitgenommen.



Entschleunigung, Eigenzeit und langsamer leben


Zeitmanagement ist in den letzten Jahren schwer in Kritik geraten. Zeitmanagement wurde synonym als „Speedmanagement“ verstanden. Und so sind die Stimmen immer lauter geworden, die „Entschleunigung“, „Eigenzeit“, „Langsamer leben“, „Zeit für Müßiggang“, „Abkehr vom Tempowahn“ und „Achtsamkeit“ forderten.


Denn es gibt einfach Dinge die brauchen eine gewisse Zeit. Bei bestimmten Tätigkeiten kommt man nicht schneller zum Ziel und wie Henry Ford schon sagte:

„Der größte Feind der Qualität ist die Eile."

Oder:

"OWA VOM GAS!"

Und auch Conny und Hias haben ein "Eilen mit Weile" perfektionieren gelernt und zu Gunsten der Qualität das „Gas“ dort und da etwas rausnehmen müssen. Dadurch ist das Leben langsamer geworden in Aigen 13 (Podcast Empfehlung zum Thema). Qualität braucht Zeit. Und auch kreative Aufgaben müssen wachsen dürfen.


Aber natürlich kann man sich nicht mit allen Dingen und Aktivitäten Zeit lassen, und „langsamer leben“, denn dann ist der Zug in der fordernden Arbeitswelt schnell abgefahren. „Asap“ (as soon as possible) ist im Berufsleben Normalität. Man muss deshalb die Balance finden zwischen Geschwindigkeit und Langsamkeit, zwischen Offline und Online, zwischen Betriebskrankheit und Müßiggang, zwischen Arbeit und Freizeit. Wie bei Ebbe und Flut, Tag und Nacht oder Yin und Yang, wie es Seiwert (2018; 23) zu formulieren weiß, geht es darum, gegensätzliche Pole in Einklang zu bringen.


Und ich werde mich auch hüten den Begriff „Work-Life-Balance“ zu verwenden. Denn „Work“ ist auch „Life“ – denn Arbeitszeit ist auch Lebenszeit. Es geht nicht darum zwischen Work und Life zu trennen, es geht vielmehr um ein gesundes Verbinden. Es geht auch weniger um ein Zeitmanagement, sondern viel mehr um ein Lebensmanagement. Es geht um ein Jonglieren mit der Zeit. Denn, wer – ganz egal ob beruflich oder privat – ständig beschleunigt und auf der „Überholspur fährt“, gehetzt wird oder sich gehetzt fühlt, benötigt dringend als Ausgleich Ruhe, Erholung, Entspannung und Zeit zum „Abschalten“.


Langsamer leben und Hirn auslüften


„Hirn auslüften“ und entschleunigen sind beim Managen der eigenen Zeit wichtig. Daher sollte das eigene Zeitmanagement, Zeitfenster fürs „Auslüften“ einplanen. Denn die Wissenschaft heute weiß, dass der erzeugte Stress durch Druck, Hetzerei, Eile und Dauerbelastung das Gehirn überlastet, da es die Informationsflut nicht mehr bewältigen kann (vgl. Csikszentmihalyi 2017: 57f; Seiwert 2018: 31). Unser Zentralnervensystem hat seine Grenzen, wie viele Informationen es gleichzeitig verarbeiten kann.


TIPP:

Als kleinen Tipp möchte ich an dieser Stelle zu knappen Einheiten von Müßiggang raten. Einfach mal still dasitzen, Tagträumen nachhängen, sinnieren oder ins sogenannte Narrenkastl schauen, bewusst zu atmen, in der Natur spazieren gehen und frische Luft tanken,  erlauben unserem Gehirn sich zu entspannen. Eine kleine Auszeit von nur fünf Minuten sorgt schon für ausreichend Erholung, der Stresslevel sinkt, die innere Anspannung geht zurück und unser Hirn dankt es uns mit mehr Power, Kreativität und Produktivität. 

Natürlich kann man sich auch ein altes Haus, wie Conny und Hias, kaufen, dieses renovieren und sodann gezwungen werden wieder „langsamer zu leben“. Da wir uns aber alle keine alten Häuser kaufen können, sollten wir die für uns möglichen Tools finden und anwenden können, um das eigene Zeitmanagement zu einem Prioritätenmanagement, somit auch zu einem Lebensmanagement zu entwickeln.


"Ich habe das Staunen nicht verlernt über den Rausch der Geschwindigkeit, über das Lärmen und das Schweigen, über das Glück der Langsamkeit." - Thomas Lünendonk

Ziele, Wünsche und Visionen


Um das eigene Zeitmanagement besser in den Griff zu bekommen, muss man sich zuallererst mit den eigenen Zielen, Wünschen, Visionen und Träumen auseinandersetzen, denn nur so ist man in der Lage sich auf die „wirklich wichtigen Dinge“ zu konzentrieren und sich nicht in Nebensächlichkeiten und Nichtigkeiten zu verlieren.


Die wichtigen Dinge

von links- oder rechtshirnigen „Zeit“-Genossen oder mono- bzw. polychronischen Denkern


Ein paar hilfreiche Fragen, die man sich stellen kann beim individuellen Planen des eigenen Zeitmanagements, sind, ob man eher extrinsisch (Mittel-zum-Zweck-Motivation) oder intrinsisch motiviert ist (Wünsche-und-Bedürfnis-Motivation). Auch hilfreich ist es den eigenen Hirndominanzen auf die Spur zu kommen. Denn mache Menschen sind eher linkshirnig und mache eher rechtshirnig dominiert. Die Linkshirnigen sind mehr die exakten Vorausplaner und monochronischen Zeitmanager, wohingegen die Rechtshirnigen eher die intuitiven, emotionalen, polychronischen Zeitmanager sind.


Warum diese Fragen helfen können?

Weil typisch rechtshirnige Menschen sich beim Einhalten der Regeln des klassischen Zeitmanagements eher schwer tun werden. Es ist nun einmal so, dass die klassischen Zeitmanagementregeln auf einige passen und auf andere eben nicht. Das heißt nicht, dass die Regeln richtig oder falsch sind. Es bedeutet nur, dass es flexible Regeln braucht, damit jeder beim Managen seiner Zeit gewinnen kann.


Egal welche Hirnhälfte dominanter ist, links oder rechts, ob man intuitiv oder vorausschauend plant, ob man extrinsisch oder intrinsisch gepolt ist oder ob man divergent oder konvergent denkt, gilt für alle Zeitmanager:


Ein Kalender für alle Termine muss sein!


TIPP:

Um effektiv zu sein und die richtigen Dinge tun zu können, macht es Sinn

•	Termine in den Kalender zu schreiben, aber
•	Aufgaben auf eine To-Do-Liste zu setzen, 
•	den Arbeitstag am Vorabend zu planen und 
•	die Woche nach Prioritäten zu planen. 


Das Erfolgsgeheimnis divergente Zeitmanager im Umgang mit dem Kalender kann auch lauten:


• Einfach halten!

• Viel visualisieren!

• Farbige Post-its für Prioritäten verwenden

• Flexibel bleiben!

• Spaß daran zu haben!


Wer mehr über seine Prägungen und Dominanzen erfahren und wissen möchte, ob mono- bzw. polychronischer „Zeit“-Genosse oder divergenter oder konvergenter Denker, kann in Seiwerts Klassiker unter Kapitel 3 die Selbsttests von Ann McGee-Cooper machen. Sie sensibilisieren für das eigene Gefühl mit dem Umgang mit der Zeit.


Denn rechtshirnige Menschen sind eher visuelle, divergente, polychronische Menschen und ihr Gehirn wünscht sich völlige andere Ansätze für ihr ganz persönliches, funktionierendes Zeitmanagement, wohin gegen linkshirnig dominierte Menschen eher eine aufgeräumte Umgebung, Ordnung, Klarheit, Struktur und Korrektheit bevorzugen.


Und da man sehr höchstwahrscheinlich weder noch eine ausgeprägte Dominanz lebt, hilft es schon sich mit seinen Routinen auseinanderzusetzen und „ein Gespür“ dafür zu bekommen welche Zeitmanagementmethode bei einem selbst funktioniert und welche eben nicht. Die klassischen Zeitmanagementregeln sind nicht für alle gleich gewinnbringend, daher einfach ausprobieren…


GETTING THINGS DONE!


Auch mit der 𝗚𝗲𝘁𝘁𝗶𝗻𝗴-𝗧𝗵𝗶𝗻𝗴𝘀-𝗗𝗼𝗻𝗲-𝗠𝗲𝘁𝗵𝗼𝗱𝗲 (GTD-Methode) kann man sein Aufgabenmanagement auf ein neues, besseres Level bringen.


Die 𝗚𝗲𝘁𝘁𝗶𝗻𝗴-𝗧𝗵𝗶𝗻𝗴𝘀-𝗗𝗼𝗻𝗲-𝗠𝗲𝘁𝗵𝗼𝗱𝗲 ist eine Selbstmanagement-Methode, die von dem amerikanischen Autor David Allen entwickelt wurde. Das Prinzip von GTD besteht darin, alle Aufgaben des beruflichen und privaten Lebens schriftlich festzuhalten und so zu organisieren, so dass man den Kopf frei bekommt, um konzentrierter arbeiten zu können. Denn wenn das Kurzzeitgedächtnis regelmäßig geleert wird, steigert das die Konzentrationsfähigkeit.


REGELMÄSSIG DEN KOPF LEEREN!


GTD (Getting-Things-Done) besteht aus fünf Phasen:


• Erfassen, Sammeln,

• Klären,

• Organisieren,

• Reflektieren, sichten, durchsehen und

• Engagement.


5 Schritte der GTD Getting-Things-Done-Methode

"Quick Wins" der GTD-Methode sind:

  • Sensibler Umgang mit dem eigenen Kalender

  • Im Kalender sollen nur fixe Termine einen Platz finden

  • Aufgaben sind keine Termine

  • Aufgaben werden in einer „TO-DO-LISTE“, in einer „Nächste-Schritte-Liste“ geführt

  • Ein Blick auf den Kalender soll die verfügbare, freie Zeit für "die anstehenden Arbeiten" (von der „TO-DO-LISTE“) sichtbar machen

4 Wege für mehr Zeit
"Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun. Effektivität heißt, die richtigen Dinge zu tun."

Es gibt im Leben keine Zeitprobleme, sondern nur Prioritätenprobleme. Diese Aussage bedingt, dass es genug Zeit gibt, wenn wir sie nur richtig nutzen. Die Idee dahinter ist, dass das Zeitmanagement von heute vielmehr ein Prioritätenmanagement ist.


Es geht darum die richtigen Dinge zu tun. Welche Dinge richtig und wichtig sind, bestimmen wir selbst und auch wir haben es in der Hand dafür Zeit zu finden. Zeitmanagement bedeutet aber auch zu lernen die wichtigen Dinge zu tun, die einem den eigenen Träumen und Zielen näher bringen und zu allem Unwichtigen Nein zu sagen.


Das Eisenhower-Prinzip


Ein konsequentes Prioritätenmanagement bedingt auch zu unterscheiden was ist wichtig und was ist dringlich. Es ist ein Unterschied, ob Dinge wichtig oder dringend sind. Um den Überblick zu behalten, ist es hilfreich, zwischen dringlichen und wichtigen Aktivitäten zu unterscheiden. Diese Unterscheidung, die dem amerikanischen General Dwight D. Eisenhower zugeschrieben wird, hat sich als praktische Entscheidungshilfe für eine schnellere Prioritätensetzung bewährt:

  • Wichtig sind die Zukunft, die Werte, Menschen, Ziele, Ergebnisse und Erfolg

  • Dringlich steht für Termindruck, Stress, Soforterledigung, Unterbrechungen, Krisen und Probleme

„I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ - General Dwight D. Eisenhower

Die Grundidee des Eisenhower-Prinzips ist eine gezielte Kategorisierung von Aufgaben. Durch die Einteilung in vier Kategorien soll es einfacher werden zu entscheiden, womit man sich als nächstes beschäftigt. Die Einteilung erfolgt anhand von zwei Parametern:

  • Die Wichtigkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn Sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die keinem Ziel näher bringt, gilt als unwichtig.

  • Die Dringlichkeit einer Aufgabe: Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es (in der näheren Zukunft) egal ist, wann die Aufgabe erledigt ist, ist die Aufgabe nicht dringlich.

Eisenhower-Matrix

WORAUF das Arbeiten nach dem Eisenhower Prinzip vergisst zu achten, sind zur Verfügung stehenden Ressourcen – wie auch die eigene „Energie“.

Das Wichtige ist selten dringlich, und das Dringliche ist selten wichtig. - vgl. Eisenhower

Das wurde aber auch Zeit … ;)


Warum es einen Unterschied zwischen Tages- und Wochenplänen gibt und warum der Wochenplan die Schnittstelle zwischen Tagesarbeit und Vision oder Leitbild ist, kläre ich gerne mit euch in meinem nächsten Blog-Artikel.


Bis dahin hört doch bei Conny und Hias mal in die aktuelle Podcast-Folge von „Langsamer leben“ rein …


Worum geht's?


In den Podcast-Folgen mit Conny und Hias von „𝗟𝗮𝗻𝗴𝘀𝗮𝗺𝗲𝗿 𝗹𝗲𝗯𝗲𝗻 – 𝗮𝘂𝗳 𝗔𝗶𝗴𝗲𝗻 𝟭𝟯“ geht es um den Weg von der Stadt aufs Land. Denn „Irgendwo im Nirgendwo“ haben Conny und Hias den Platz gefunden, nach dem sie immer schon gesucht haben. In Aigen 13 geht‘s um gar nichts und doch um viel. Es geht um’s Leben – das langsame. Um’s Zeit finden. Und um die Ruhe Dinge zu tun, die man schon so lange vermisst oder auch noch nie gemacht hat. 

„Aigen 13 – langsamer leben“:

https://podtail.com/podcast/aigen-13-langsamer-leben/


„Aigen 𝟭𝟯 – langsamer leben“ / Episode 1:

https://open.spotify.com/episode/1fEB7ww1QidHej1itsii3n



"Man kann dem Leben nicht mehr Tage geben, aber den Tagen mehr Leben."

"Das Leben ist viel zu kurz, um schlechten Wein zu trinken," lautet ein Johann Wolfgang von Goethe zugeschriebenes Zitat der Weinwirtschaft. Der Slogan macht bewusst: Heute ist der erste Tag vom Rest des Lebens - und viel zu schade für schlechten Wein und auch fehlendes Zeitbewusstsein.


Und auch Napoeleon wusste:"Die einzigen Diebe, die in unserer Gesellschaft nicht bestraft werden, sind die Zeitdiebe." Geld, das gestohlen oder verloren wird, kann man sich zurückholen. Zeit, hingegen ist verloren.


Zeit ist unwiederbringlich.

Verlorene Zeit ist "futsch".


In diesem Sinne,

nicht Zeit ist Geld, sondern Zeit ist Leben!

Bis bald, ich freue mich auf Sie/euch,

Ihre/eure Silvia Faulhammer


Quellen dieses Artikels:


Schierl, Conny/ Lixl, Matthias (2022). Podcast Episode 1: Aller Anfang ist ... spannend. In: Aigen 13 - langsamer leben: https://open.spotify.com/episode/1fEB7ww1QidHej1itsii3n


Csikszentmihalyi, Mihaly (2021): FLOW. Das Geheimnis des Glücks. Stuttgart: Klett-Cotta Verlag


Seiwert, Lothar (2018): Wenn du es EILIG hast, gehe LANGSAM. Wenn du es noch eiliger hast, mache einen Umweg. Frankfurt am Main: Campus Verlag


Seliger, Ruth (2018): Das Dschungelbuch der Führung. Ein Navigationssystem für Führungskräfte. Heidelberg: Carl-Auer Verlag.





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